XXe zoekt XXIe bestuur!

XXe zoekt XXIe bestuur!

Heb jij de bestuursvoorlichting gemist? Hier is een korte samenvatting!

Ondanks dat we officieel pas op de helft van ons bestuursjaar zijn, is het alweer tijd om op zoek te gaan naar onze opvolgers. Normaalgesproken hebben leden best een goed beeld van wat een bestuursjaar bij Mundus inhoudt, omdat ze het bestuur regelmatig tegenkomen op de universiteit, bij activiteiten, in de stad of dansend in de TKB. Omdat het dit jaar net wat lastiger is, leek het ons wel leuk om een kort artikeltje te schrijven, zodat leden een idee krijgen van onze taken en bovenal van wat een bestuursjaar nou eigenlijk zo leuk maakt.

Waarom zou ik een bestuursjaar doen?!

Terugblikkend op het afgelopen deel van ons bestuursjaar zien wij ontzettend veel voordelen aan ons bestuurswerk. Hierbij slechts een kleine samenvatting:

Socializen: je leert in een bestuursjaar écht, maar dan ook écht, heel veel mensen kennen. Voor ons was dit al het geval in dit ‘coronajaar’, dus in een normaal jaar geldt dat nog met een factor tien. Deze nieuwe connecties bestaan niet alleen uit Mundusleden en andere GPM-studenten, maar ook uit andere besturen van de Radboud Universiteit, samenwerkingspartners, café-eigenaren in de stad, docenten, medewerkers van de faculteit, bestuursleden uit andere Nederlandse steden en ga zo maar door.

Hechte samenwerking: wie een bestuursjaar gaat doen, krijgt daar automatisch een extra vriendengroep bij. Je werkt zo intensief samen met je bestuursgenootjes dat je elkaar door en door leert kennen; dit geldt zeker voor alle prachtmomenten die je samen gaat meemaken, maar ook op momenten dat je net dat ene biertje teveel gehad hebt of dat het gewoon persoonlijk wat minder met je gaat. Op deze manier groei je gedurende het jaar ontzettend naar elkaar toe en leer je echt om op elkaar te bouwen.

Persoonlijke ontwikkeling: zelfvertrouwen, organiseren, plannen, communiceren en ga zo maar door. Tijdens een bestuursjaar leer je een heleboel nieuwe vaardigheden. Ook wordt er in iedere BV even kort teruggeblikt op wat er anders had gekund bij de afgelopen activiteiten en vinden er een aantal keer per jaar bestuursevaluaties plaats. Besturen is dus een leuke en nuttige manier om ook naast je studie uit te blinken!

Leuke activiteiten: houd jij van feestjes, reizen, borrels, gala’s, discobowlen, de Batavierenrace, diner roulers, spelavonden, de cantus, barbecueën etc.? Dan ga jij je zeker vermaken tijdens een bestuursjaar bij Mundus!

Formele netwerken: dat socializen is daarnaast ook niet alleen leuk voor de gezelligheid. Onder alle mensen die je leert kennen, zit misschien wel jouw toekomstige collega of werkgever. Onze LinkedIn-pagina’s hebben dit jaar dan ook een hele boost meegemaakt.

Oké, maar wat zijn dan precies je taken?

Allereerst zijn er een heleboel algemene bestuurstaken. Hier een greep uit onze belangrijkste alledaagse bezigheden:

Kamerdiensten: normaalgesproken is de Munduskamer iedere werkdag van 10 tot 16 uur geopend. Het bestuur heeft dan om en om diensten om op de kamer aanwezig te zijn om leden te ontvangen. Als bestuur is dat ontzettend gezellig, omdat je lekker de hele ochtend of middag kunt socializen en koffie en thee kunt drinken met studiegenootjes. Daarnaast komen er leden langs met vragen voor het bestuur, om zich in te schrijven voor activiteiten of om een samenvatting te halen. Als bestuurslid kun je hen dan helpen.

Activiteiten: daarnaast ben je als bestuurslid aanwezig bij alle Mundusactiviteiten. Ook daarvan is het beeld dit jaar iets vertekend, want in een niet-coronajaar houdt dat in dat je aanwezig bent bij de leukste feestjes, reizen, borrels, het gala, lezingen op locatie, inhousedagen, discobowlen en nog veel meer. In sommige gevallen help je ook met de organisatie van activiteiten, maar een groot deel wordt ook opgevangen door de verschillende commissies van Mundus.

Aanspreekpunt: verder ben je als bestuurslid een aanspreekpunt van de vereniging, wat inhoudt dat leden je ook aanspreken in de wandelgangen of mailtjes/appjes kunnen sturen als ze vragen hebben. Ook dat is natuurlijk hartstikke gezellig!

Bestuursvergaderingen: je werkt daarnaast nauw samen met je bestuursgenootjes, doordat je constant dingetjes moet overleggen. Dit gebeurt met name in de wekelijkse bestuursvergadering, ofwel ‘de BV’. Dit is natuurlijk een moment om serieuze dingen te bespreken, maar daarnaast ook een fijn moment om samen te komen en even te kletsen over wat iedereen die week nog heeft uitgespookt.

Algemene ledenvergaderingen: op de alv’s sta je als bestuur Mundusleden te woord over wat je tot nu toe gedaan hebt in je bestuursjaar, of over wat je nog wilt gaan doen in de toekomst. Wij ervaren dit als een fijn moment om feedback en tips te ontvangen van leden.

Andere besturen: ook leer je een heleboel andere besturen kennen bij SOFv-alv’s en -activiteiten (SOFv is de koepelorganisatie voor de verschillende studieverenigingen aan de Radboud) en ga je je ‘collega’s’ in het begin van het jaar feliciteren met hun aanstelling op de beruchte CoBo’s. Deze kun je uiteraard zo bont maken als je zelf wilt, maar uit ervaring is gebleken dat je niet vaak op tijd in je bed ligt op zulke avonden.

En dat alles voor maar liefst 32 bestuursmaanden aan beurzen die jij eerlijk mag verdelen met je bestuursgenootjes. Naast deze algemene taken zijn er verder ook nog taken verbonden aan onze verschillende bestuursfuncties. Lees snel verder om erachter te komen hoe dat nou precies zit!

Voorzitter

‘Delegeren kun je leren’ wordt vaak voor de grap gezegd, maar niks is minder waar. Een goede voorzitter is geen baas, maar een extra ondersteuning waar dat nodig is. De vaste voorzitterstaken bestaan uit het opstellen van agenda’s, het leiden van BV’s en ledenvergaderingen, plaatsnemen in het SVM-bestuur (een samenwerking met de studieverenigingen van de faculteit) en het NGPS-bestuur (deze organiseert een symposium met bestuursleden uit andere Nederlandse steden), de vereniging vertegenwoordigen, contact onderhouden met de faculteit en het coördineren van bestuurstaken. Ondanks dat overzicht houden meer tijd kost dan je denkt, heb je als voorzitter misschien wel de minste vaste taken. Dat is juist niet erg, omdat je hele diverse klusjes op je kunt nemen om bijvoorbeeld andere bestuursleden te ondersteunen. Deze functie is dan ook het meest gevarieerd van allemaal en als voorzitter ben je gewoonlijk extra goed op de hoogte van waar andere bestuursleden zich mee bezighouden. Een aantal eigenschappen die handig zijn om als voorzitter te hebben zijn: een groot verantwoordelijkheidsgevoel, overzichtelijk kunnen werken, een flexibele houding, behulpzaamheid, leidinggevende kwaliteiten en graag het woord voeren. Mocht je een van die dingen nog lastig vinden is er echter niet meteen een probleem, want vaak ontwikkel je ze snel tijdens je bestuursjaar!

Secretaris

Veel wat gecommuniceerd wordt naar Mundus, ontvang je als secretaris. Jij houdt namelijk de mail bij en de socials (grotendeels, hierin valt te overleggen). Daarnaast doe je ook de ledenadministratie, oftewel leden in- en uitschrijven. Via de social media promoot je activiteiten, zoals een Facebook evenement aanmaken en de activiteit op Instagram delen. De website onderhouden is ook jouw klus; nieuwe foto’s erop zetten, nieuws delen, bepaalde dingen updaten en de site ‘mooier’ maken. Elke maand schrijf je de Mundusmail, deze bestaat voornamelijk uit een activiteitenoverzicht, maar is naar eigen wens invulbaar. Het archief heb je ook de grootste verantwoordelijkheid over; deze af en toe netjes maken. Tijdens bestuursvergaderingen en alv’s notuleer je wat er gezegd wordt. Op activiteiten heb je de eer om foto’s te maken en dus ben je de groot bezitter van de Mundus camera! Als laatste beheer je Google Workspace, de iets professionelere Drive waar alle mailadressen van Mundus aangekoppeld zitten. 

Dit is een hele waslijst, maar als secretaris heb je dus overal wel een lijntje uitstaan: je bent erg betrokken bij de vereniging en veel dingen gaan via jou. Je hebt ook veel de ruimte om je eigen creativiteit te uiten; wil je dingen op een bepaalde manier doen: ga je gang! Daarnaast kan je samen met je bestuursleden overleggen om sommige taakjes door een ander op te laten pakken, zoals dit jaar bijvoorbeeld met de Instagram waar de secretaris de promotie doet en de commissaris Externe Betrekkingen de overige dingen. 

Handige eigenschappen? Creatief, technisch is handig, communicatief vaardig via de mail, overzicht hebben en een beetje doorzettingsvermogen. Je hebt het redelijk druk als secretaris, maar je krijgt hier wel erg veel voor terug en je staat mídden in de vereniging!

Penningmeester

Het penningmeesterschap draait om geld. De vele activiteiten die Mundus organiseert kosten nou eenmaal geld en om over al dat geld het overzicht te kunnen bewaren moet je boekhouden. Door boekhouden zie je makkelijk hoeveel budget ergens nog voor over is. Dit budget heb je in het begin van je jaar bepaalt in je begroting. Ook door het jaar heen ben je up-to-date over de financiële staat van de vereniging zodat je op de algemene ledenvergaderingen je gevoerde financieel beleid kan toelichten en kan verantwoorden door middel van financieel (half)jaarlijkse verslagen. 

Naast financiële beleidsstukken schrijven, krijg je ook het beheer over de Mundus bankrekening waarmee je betalingen mee kan uitvoeren zoals bijvoorbeeld het kopen van spullen of betalingen doen voor de reizen. Ook wanneer iemand anders iets koopt voor Mundus ben jij de aangewezen persoon om te zorgen dat dat (bestuurs)lid het bedrag terugkrijgt op diens rekening. Verder is de penningmeester verantwoordelijk voor het innen van de contributies en donaties. Ook werkt de penningmeester samen met commissaris externe betrekkingen waar die aan doorgeeft welke partners of bedrijven de sponsoring wel of juist nog niet hebben overgemaakt. Als penningmeester begeleid je ook de commissie-penningmeesters waarmee je samen met de intern de uitgaven van de commissies bepaalt.

Gelukkig krijg je als penningmeester ook ondersteuning vanuit de Kascontrolecommissie (kasco) die minstens twee keer per jaar je financieel beleid controleert en de kas telt. De kasco bestaat over het algemeen altijd uit de twee afgelopen penningmeesters en kunnen daarom ook altijd helpen als je ergens tegenaan loopt.

Als je oplossingsgericht bent, verantwoordelijkheidsgevoel hebt, niet bang bent om een foutje te maken en als je het niet erg vindt om ergens in vast te bijten, dan is penningmeester misschien wel de bestuursfunctie voor jou!

Commissaris Interne Betrekkingen

De Commissaris Interne Betrekkingen heeft misschien wel de sociaalste functie van allemaal. Als intern houdt je je namelijk bezig met het coördineren van alle commissies van Mundus en heb je dus veel contact met alle actieve leden. Aan het begin van het jaar deel je iedereen die actief lid wil worden in de commissies in en hierna start je alle commissies op. Jij bent dus het directe aanspreekpunt en bent meteen op de hoogte van hoe de activiteiten eruit gaan zien. Dit is wel zo handig, want je maakt ook de posters om weer door te sturen naar de secretaris voor op de social media. Ook maak je nog voor het jaar begint de jaarplanning en bepaal je dus wat wanneer gaat plaatsvinden. 

Bij elke activiteit ben je natuurlijk net zoals je medebestuurders verantwoordelijk, maar je houdt ook de aanwezigheid bij en telt de punten voor het MunDOES klassement waarmee alle commissies strijden voor de commissie van het jaar. Hiervoor moet je dus wel een beetje overzicht houden en de leden goed leren kennen. Naast eerste aanspreekpunt voor commissies ben je dit ook voor de vakgroep. Zo zit je elke twee maanden bij het sectiebreed overleg en houdt je docenten op de hoogte van welke activiteiten er gaan komen. 

In een bestuursjaar en zeker als intern is het dus van belang om te plannen. Zo weet je welke activiteiten er aan komen en met welke commissie je even wat extra contact moet leggen. Hierbij is het belangrijk om flexibel en creatief te zijn, zodat je goed kunt meedenken over wat er wel en niet kan bij een activiteit. Ook is het van belang om goed naar commissies en de rest van de bestuursleden te communiceren zodat iedereen weet wat er van ze verwacht wordt.

Commissaris Externe Betrekkingen

Als commissaris Externe Betrekkingen ben jij de eindverantwoordelijke voor het gros van het binnenkomende geld voor Mundus. Zo heb je contact met samenwerkingspartners, die Mundus sponsoren en met Mundus willen samenwerken. Daarnaast probeer je nieuwe contacten te leggen. Dit doe je natuurlijk niet alleen voor de vereniging, maar ook voor studenten die een stage, afstudeerplek of een baan zoeken. Dit doe je door vacatures, afstudeeropdrachten en berichten van bedrijven te verspreiden op onze sociale mediakanalen, de MundusMail en het Mundus Magazine.

Daarnaast ben jij van belang bij de organisatie van formele activiteiten en ondersteun je de MundusNEXT-commissie met het realiseren van carrière-activiteiten. Ook kun je als Extern wat grijze taken op je nemen, om wat meer betrokken te zijn bij het dagelijkse bestuur van Mundus, bijvoorbeeld door je bezig te houden met het samenvattingenbestand of inschrijvingen van activiteiten.

Als het ‘gezicht van de vereniging’ naar partijen buiten de universiteit is het helpvol om communicatief, professioneel, zelfstandig en stressbestendig te zijn. Het is niet erg als je hier (nog) niet over beschikt, want daar is een bestuursjaar ook voor! Je leert ontzettend veel, niet alleen op professioneel gebied, maar ook bij persoonlijke ontwikkeling. Je werkt veel samen met een tal aan nieuwe mensen en hebt veelzijdige taken. Al met al een hele toffe uitdaging, die je veel brengt.

Vragen? Interesse??

Klinkt dit allemaal als muziek in je oren? Stuur ons vooral even een berichtje! Je kunt altijd een keertje (online?) meelopen. Tot slot kun je je motivatiebrief en cv tot 22 maart 12:00 uur sturen naar info@mundusnijmegen.nl. In je brief kun je beschrijven waarom je graag een bestuursjaar wilt doen en even aangeven welke functie(s) je voorkeur zouden hebben en wat je daarvoor zo geschikt maakt. Iedereen wordt daarna uitgenodigd op sollicitatiegesprek op 29 maart (tenzij je dan echt niet kunt) en op 12 april zal het XXIe bestuur bekendgemaakt worden!